Tout savoir sur le télésecrétariat médical
Il arrive très souvent que les médecins se sentent débordés par les appels téléphoniques lors de leurs consultations médicales. Recourir aux services d'une secrétaire médicale à distance pourrait s'avérer une meilleure solution dans ce cas. Mais avant de s'engager, il convient de bien comprendre de quoi il s'agit. Que faut-il donc savoir sur le télésecrétariat médical ?
Télésecrétariat médical : Une solution innovante pour les professionnels de la santé
Le télésecrétariat médical est un secrétariat médical à distance. C’est un service externe qui a pour mission la réalisation des tâches administratives des cabinets ou des établissements médicaux et des pharmacies. Ces tâches comprennent notamment :
- La prise des rendez-vous,
- La gestion des dossiers médicaux et des appels téléphoniques des patients,
- La rédaction de fiches de consultations ou des comptes-rendus.
En faisant appel à un secrétariat téléphonique médical paris, les professionnels de la santé délèguent également leurs tâches commerciales et comptables. Les prestataires externalisés qui proposent ce service médical disposent généralement d’une équipe de secrétaires ou d’assistants virtuels et des outils de gestion nécessaires.
Comment fonctionne le télésecrétariat médical ?
Les tâches effectuées par les secrétaires externes ne nécessitent pas leur présence physique dans le cabinet du médecin. Elles se font à distance grâce aux nouvelles technologies. Pour communiquer avec leurs clients, ces prestataires utilisent des systèmes de notifications instantanées et des outils de messages simples et faciles.
Ils mettent aussi à la disposition des professionnels de santé des transferts de ligne ou renvois d’appels. Ceux-ci peuvent alors rediriger leurs appels sur la ligne fixe ou mobile des secrétaires virtuels ou en faire une ligne d’assistance pour leur patientèle.
Les entreprises qui proposent ce service médical installent par ailleurs des logiciels de permanence téléphonique qui permettent de synchroniser les agendas des praticiens. Elles autorisent aussi la personnalisation des appels (répondeur avec messages personnalisés, musique d’attente, etc.).
Désormais, les secrétaires à distance peuvent répondre aux appels téléphoniques en suivant les instructions fournies par les praticiens. A la fin de chaque appel, ils envoient une notification d’appel par e-mail ou SMS. Ces professionnels seront toujours informés et pourront rappeler leurs patients.
Pourquoi opter pour un secrétariat médical à distance ?
Le télésecrétariat médical est une alternative qui présente de nombreux avantages. En voici quelques-uns :
Une grande disponibilité
Les patients souhaitent généralement que leurs besoins soient satisfaits le plus rapidement possible. Grâce à un service de télésecrétariat médical, les professionnels de la santé peuvent offrir à ces patients, un accueil téléphonique permanent. La réponse d’une secrétaire compétente et la certitude d'être recontactés les rassureront.
Des économies considérables
Faire appel à un télésecrétariat médical permet aux professionnels de santé de réduire les coûts fixes encourus par le personnel de secrétariat sur place. Les coûts variables en revanche sont proportionnels au nombre d’appels téléphoniques reçus.
Les réductions peuvent en effet être très élevées puisque le médecin qui décide d’utiliser le télésecrétariat ne paiera qu'en fonction des besoins réels. De plus, il ne paiera qu’en fonction du travail effectué.
Les frais engagés tels que les congés de maladie ne sont donc plus inclus. De même, les professionnels de santé peuvent se passer de certaines dépenses, notamment l’achat de fournitures de bureau (ordinateur, imprimante, mobilier, etc.).
Le télésecrétariat médical est aujourd’hui une solution innovante pratique et économique pour tous les professionnels de la santé.